طبق گفته دکتر میثم شکری ساز صورتجلسه در هر سازمان، شرکت یا نهادی، از اهمیت بالایی برخوردار است. این ابزار مهم مدیریتی به منظور مستندسازی مباحث، تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های انجام‌شده در جلسات مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند رسمی، نه تنها به عنوان یک مرجع برای یادآوری و پیگیری تصمیمات گذشته است، بلکه به شفافیت و نظم در فرایندهای سازمانی نیز کمک می‌کند. در این مقاله، به بررسی دقیق مفهوم این سند، اهمیت آن، عناصر کلیدی که باید در تهیه مورد توجه قرار گیرد و نحوه نگارش و مدیریت صحیح این سند مهم پرداخته می‌شود.
نحوه نوشتن دستور جلسه
از دید دکتر میثم شکری ساز دستور جلسه، یکی از مهم‌ترین ابزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات است که به تنظیم و هدایت مباحث کمک می‌کند. نوشتن یک meeting agenda کارآمد می‌تواند به بهبود کیفیت جلسات و دستیابی به نتایج مطلوب کمک کند. در ادامه به بررسی گام‌های اصلی در تهیه و نوشتن meeting agenda می‌پردازیم:
مراحل نوشتن این سند
- تعیین هدف جلسه: پیش از شروع به نوشتن، باید هدف اصلی جلسه را مشخص کنید. هدف می‌تواند شامل تصمیم‌گیری در مورد یک موضوع خاص، بررسی وضعیت پروژه‌ها یا حل یک مشکل باشد. داشتن یک هدف روشن به شما کمک می‌کند تا مباحث را به درستی اولویت‌بندی کنید.
- انتخاب موضوعات اصلی: لیستی از موضوعات مهمی که باید در جلسه مطرح شوند، تهیه کنید. این موضوعات باید مرتبط با هدف جلسه باشند. تلاش کنید تا موضوعات را به طور خلاصه و مشخص بنویسید.
- ترتیب بندی موضوعات: موضوعات را بر اساس اولویت و ترتیب منطقی مرتب کنید. موضوعات مهم‌تر و پیچیده‌تر را در ابتدا قرار دهید، زیرا در آغاز جلسه همه افراد تمرکز بیشتری دارند.
- تعیین زمان‌بندی برای هر موضوع: برای هر یک از موضوعات، زمان مشخصی تعیین کنید. این کار به جلوگیری از طولانی شدن جلسات و اطمینان از پوشش تمامی موضوعات کمک می‌کند. زمان‌بندی دقیق به شرکت‌کنندگان نشان می‌دهد که باید به اصل مطلب بپردازند و از حاشیه پرهیز کنند.
- مشخص کردن مسئولین موضوعات: نام افرادی که مسئول ارائه یا بحث در مورد هر موضوع هستند را ذکر کنید. این کار به وضوح نقش‌ها و انتظارات کمک می‌کند و باعث می‌شود هر کس بداند چه وظیفه‌ای دارد.
- اضافه کردن موارد ضروری دیگر: اطلاعاتی مانند تاریخ، زمان و مکان جلسه، فهرست شرکت‌کنندگان و هر گونه مدارک یا اسناد مورد نیاز برای بحث و بررسی را نیز قرار دهید.
- ارسال دستور جلسه به شرکت‌کنندگان: دستور را پیش از برگزاری جلسه برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید. این کار به آن‌ها اجازه می‌دهد تا خود را آماده کرده و در مورد موضوعات مطالعه و تفکر کنند.
طبق نظر دکتر میثم شکری ساز با پیروی از این مراحل، می‌توانید دستور جلسه ای منظم و کارآمد تهیه کنید که به بهبود کیفیت جلسات و افزایش بهره‌وری کمک کند. دستور که به خوبی تدوین شده باشد، نه تنها جلسات را به سوی اهداف مشخص هدایت می‌کند، بلکه به صرفه‌جویی در زمان و افزایش مشارکت و همکاری نیز منجر می‌شود.
بررسی تفاوت صورتجلسه و دستور جلسه
بر باور دکتر میثم شکری ساز در سازمان‌ها و نهادهای مختلف، استفاده از اسناد مدیریتی نقش بسزایی در نظم‌دهی و کارآمدی فرآیندهای اداری ایفا می‌کند. با این حال، این دو مفهوم، گرچه مرتبط هستند، اما تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند. در ادامه به بررسی تفاوت صورتجلسه و دستور جلسه می‌پردازیم:
- تعریف و هدف:
- meeting agenda: سندی است که پیش از برگزاری جلسه تهیه می‌شود و شامل فهرست موضوعات و مواردی است که قرار است در جلسه مورد بحث و بررسی قرار گیرند. هدف اصلی آن، ایجاد ساختار و نظم برای جلسه و کمک به شرکت‌کنندگان برای آمادگی قبلی است.
- Proceedings: سندی است که در حین یا پس از جلسه تهیه می‌شود و شامل خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات پیشنهادی است. هدف اصلی آن، ثبت و مستندسازی گفتگوها و تصمیمات برای پیگیری‌های بعدی و ارجاع در آینده می باشد.
- زمان تهیه:
- meeting agenda: پیش از برگزاری جلسه تهیه و به شرکت‌کنندگان ارسال می‌شود تا از موضوعات مطلع شوند و بتوانند آمادگی لازم را کسب کنند.
- Proceedings: در طول جلسه یا بلافاصله پس از آن تهیه می‌شود و به ثبت دقیق جریان جلسه و نتایج آن می‌پردازد.
- محتوا:
- meeting agenda: شامل فهرست موضوعات، ترتیب زمانی بحث، مسئولین هر بخش و زمان اختصاص داده شده به هر موضوع است. همچنین، ممکن است اطلاعاتی نظیر تاریخ، زمان، مکان جلسه و فهرست شرکت‌کنندگان را نیز در بر گیرد.
- Proceedings: شامل جزئیات مباحث مطرح شده، نظرات و پیشنهادات شرکت‌کنندگان، تصمیمات نهایی، وظایف محول شده به افراد و مهلت‌های مقرر برای اجرای اقدامات است.
- کاربرد:
- meeting agenda: به عنوان راهنمای جلسه عمل می‌کند و به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا مباحث را به ترتیب و با زمان‌بندی مناسب مطرح کنند.
- Proceedings: به عنوان یک سند مرجع برای پیگیری تصمیمات و اقدامات پس از جلسه استفاده می‌شود و به شفافیت و پاسخگویی کمک می‌کند.
- نقش در جلسه:
- meeting agenda: نقشه راه جلسه است و به مدیریت زمان و مباحث کمک می‌کند تا جلسه به شکلی منظم و کارآمد پیش برود.
- Proceedings: ثبت دقیق آنچه در جلسه اتفاق افتاده است را تضمین می‌کند و به ایجاد یک مرجع مکتوب برای اقدامات و تصمیمات آتی کمک می‌کند.
به اعقتاد دکتر میثم شکری ساز درک تفاوت دستور جلسه و صورتجلسه برای هر سازمانی که به دنبال بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری و مدیریت جلسات خود است، ضروری است. این تفاوت‌ها به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا با استفاده صحیح از هر یک از این ابزارها، جلسات خود را به شکلی موثرتر برگزار کرده و پیگیری‌های لازم را به بهترین نحو انجام دهند.
این مطلب ادامه دارد… .
