نکات مهم برای مدیریت تیم دورکار از دید دکتر میثم شکری ساز

مدیریت تیم دورکار، راحت نیست. اگر شما تجربه کارفرمایی داشته باشید، حتما می دانید که مدیریت یک تیم به صورت دورکاری، مشکلات جدی را برای شرکت ایجاد می کند. البته که این روند می تواند مزایای زیادی را نیز برای مجموعه به همراه داشته باشد. دکتر میثم شکری ساز معتقد است که اگر شما در زمینه مدیریتتان موفق عمل کنید و به درستی فعالیت های کارمندان را تحت کنترل در آورید، احتمال اینکه با موفقیت های گسترده ای در این زمینه مواجه شوید و پروژه را به موقع تمام کنید افزایش پیدا می کند. به خاطر داشته باشید که مدیریت دورکاری، به یک سری مراحل و نکات خاص وابسته است.

هر ساله شرکت های بیشتری به دورکاری علاقه مند شده و برای افزایش میزان بازدهی کارمندان خود، این پروسه را مورد استفاده قرار می دهند. استفاده از دفاتر مجازی و تیم های فریلنسر باعث شده تا سازمان های بزرگ با پیشرفت های گسترده ای مواجه شوند. فرقی ندارد که شما در حال اداره یک کسب و کار کوچک هستید یا اینکه یک سازمان بزرگ را مدیریت می کنید؛ در هر صورت باید به یک سری نکات مهم برای مدیریت تیم هایی که به صورت دورکار فعال هستند توجه کنید. امروز ما قصد داریم تا در همین مورد با شما صحبت کنیم. پس با ما در ادامه همراه شوید.

مزایا و معایب راه اندازی و مدیریت تیم دورکار

قبل از هر چیز، بیایید تا کارمان را با پاسخ به یک سوال مهم شروع کنیم: استخدام و مدیریت دورکاری چه مزایایی را به همراه دارد؟ به صورت کلی، کارشناسان تا به امروز تحقیقات گسترده ای را بر روی این مبحث انجام داده و به نتایج جالبی هم دسترسی پیدا کرده اند. تیم هایی که به صورت دورکاری و فریلنسینگ فعالیت می کنند، بازدهی بیشتری در مقایسه با سایر تیم ها به همراه دارند. در ابتدا به خاطر داشته باشید که دورکاری لزوما به معنای استفاده از خدمات فریلنسر نیست.

با اینکه فریلنسر ها به صورت پروژه ای با شرکت های مختلف همکاری می کنند، گاهی اوقات دور کاری به معنای استخدام رسمی یک کارمند برای کار در خانه است. معمولا زمانی که نام دورکاری به گوش می رسد، اکثر افراد به فریلنسینگ و آزاد کاری فکر می کنند. در حالی که میان این دو روند، تفاوت های نسبتا زیادی وجود دارد. فریلنسر ها و دورکار ها، معمولا تعرفه و دستمزد پایین تری دریافت می نمایند. آنها برای پر کردن ساعت کاری خود، وقت زیادی را هدر نمی دهند. عدم نیاز به شرکت در جلسات کاری مختلف باعث می شود تا سرعت عملکرد آنها بالا تر رود. در ضمن، به خاطر داشته باشید که زمان کاری انعطاف پذیر باعث می شود تا خلاقیت و آزادی آنها هم افزایش پیدا کند.

با وجود همه این مزایا، مدیریت دورکاری می تواند یک سری معایب خاص را نیز به همراه داشته باشد. اولین عیب این پروسه مربوط به بد قولی است. همه فریلنسر ها خوش قول نیستند! گاهی اوقات یک سری مشکلات غیر منتظره پیش می آید که زمان تحویل پروژه را به تاخیر می اندازد. جدا از این مسئله، مدیریت تیم هایی که به صورت دورکاری فعالیت می کنند، اصلا راحت نیست. برای دنبال کردن این پروسه شما باید مقدار زیادی از وقت خود را صرف کنید. در ضمن، امکان اینکه بانک های اطلاعاتی یا اطلاعات حساس یک شرکت را برای کارمندان دورکار ارسال کنید، وجود ندارد. گاهی اوقات یک اشتباه ساده باعث منتشر شدن اطلاعات در اینترنت شده و کاربران با چالش های گسترده ای در این زمینه مواجه می شوند.

مباحث کلیدی برای مدیریت تیم دورکار

یک سری روش های خاص برای مدیریت تیم دورکار در جلوی پای کارفرمایان قرار گرفته است. هر کدام از این راه ها و روش ها، یک سری مزایا و معایب خاص را نیز به همراه دارند. شما باید روش هایی را مورد استفاده قرار دهید که سازماندهی شده اند و می توانند به راحتی فعالیت های فریلنسر ها را تحت کنترل خود در آورند. به خاطر داشته باشید که این روش ها مزایای زیادی را به همراه داشته و می توانند پروژه را به صورت اصولی اداره کنند.

برای مدیریت تیم های دورکار، شما باید یک ابزار را برای برقراری جلسه های اینترنتی یا همکاری مورد استفاده قرار دهید. ابزار هایی همچون زوم یا google meet به شما اجازه می دهد تا هر روز با اعضای دورکار جلسه برقرار کنید و روند پیشرفت پروژه را آنالیز نمایید. لازم به ذکر است که ایجاد جلسه های بی مورد و بیش از حد، می تواند میزان بازدهی پروژه را کاهش دهد. پس اگر شما هم به دنبال دریافت بیشترین بازدهی ممکن هستید، حتما باید به این مسئله توجه داشته باشید.

جدا از این مسئله، شما باید انتظارات خود را از کارمندانی که از راه دور فعالیت می کنند مشخص کنید و آنها را به صورت دقیق در اختیارشان قرار دهید. شما دقیقا باید بدانید که از کارمندان چه انتظاری دارید و آنها باید چگونه عمل کنند. آیا فریلنسر ها اجازه دارند تا در صورت صلاحدید خود، نسبت به ویرایش پروژه و اعمال قسمت های خلاقانه جدید اقدام نمایند؟ با ارائه پاسخ برای همه این پرسش ها، شما به راحتی می توانید نسبت به مدیریت بهتر تیم های دورکاری اقدام نمایید.

نکات مهم برای مدیریت تیم دورکار

همانطور که گفته شد، توجه به یک سری نکات مهم برای مدیریت یک تیم دورکار اهمیت زیادی دارد. کاربران برای اینکه بتوانند به درستی تیم های مد نظرشان را مدیریت کنند، همواره باید به متغیر های گسترده ای توجه داشته باشند. بیایید تا یک قدم به عقب برگردیم. شما چه افرادی را به عنوان دورکار استخدام می کنید؟ استخدام افراد مناسب باعث ساده تر شدن مدیریت خواهد شد. برای استخدام این کارشناسان، شما باید تجربه و تحصیلاتشان را مد نظر خود قرار دهید. شما می توانید حساب های شبکه اجتماعی آنها را مورد بررسی قرار دهید و مطمئن شوید که در این زمینه با مشکلی مواجه نمی شوید. شما حتی می توانید نظر کارفرمایان قبلی را آنالیز نمایید و مطمئن شوید که فرد مد نظر برای پروژه شما مناسب است.

جدا از این مسئله، برای مدیریت تیم دورکار شما باید روابط خود را با کارمندان تقویت نمایید. اعضای یک تیم دورکاری، به یکدیگر وابسته هستند. در صورتی که یکی از این کارمندان تمرکز کافی برای کار نداشته باشد، احتمال اینکه پروژه با مشکلات جدی مواجه شود افزایش پیدا می کند. شما باید نقاط قوت و ضعف کارمندان خود را به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهید و به درستی با آنها رفتار کنید. البته، به خاطر داشته باشید که شما رئیس آنها هستید نه دوستشان! شما باید در عین خوش رفتاری، قاطع باشید و نگذارید تا بی دلیل پروژه با تاخیر یا مشکل مواجه شود. بهتر است که قبل از شروع کار بودجه را مشخص کنید. شما می توانید از سیستم های پاداش یا جریمه هم برای تشویق کارمندان استفاده نمایید.

مدیریت ارتباطات در دورکاری

یکی از سخت ترین قسمت های مدیریت دورکاری، مربوط به ارتباطات است. اعتماد در کار تیمی حرف اول را می زند اما، به شرطی که شما بتوانید ارتباطات خود با کارمندان را به درستی طراحی نمایید. شما می توانید ابزار های مختلفی را برای بررسی وضعیت کارمندان مورد استفاده قرار دهید. ابزار های مدیریت پروژه به گونه ای طراحی شده اند تا وضعیت پیشرفت کارمندان را مورد بررسی قرار دهند. فریلنسر ها می توانند کار های باقی مانده، به اتمام رسیده و ویرایش های مورد نیاز را از این قسمت مشاهده نمایند.

برای برقراری ارتباط با کارمندان در دورکاری، شما باید ابزار های برگزاری جلسات ویدیویی را مورد استفاده قرار دهید. هیچ وسیله ای نمی تواند جای مکالمه چهره به چهره را بگیرد. اسکایپ و google HangOut از جمله دیگر ابزار هایی به حساب می آیند که در این زمینه مورد استفاده قرار می گیرند.